A részvételi fórum elején Madarász Zoltán, mint a projekt projektmenedzsere, köszöntötte a megjelenteket, majd egy rövid összefoglalóval megkezdte a fórumot. Az elmúlt két év történései felülírták nem csak a mindennapi élet, de a projekt működését is. A fórum témájának jelentőségére tekintettel és az együttműködések erősítése, illetve a 13 célterület közötti kommunikáció elősegítése érdekében, a Konzorciumvezető kérése értelmében a félévben rendhagyó módon egy összevont fórum került megrendezésre, melyen köszönjük, hogy mind a 13 célterület programgazdái magas részvételi arányban képviseltették magukat.
Madarász Zoltán a következőkben röviden felvázolta a Pécsi Helyi Akciócsoport tevékenységét a projektben: a fő feladatunk a projekt kezdete óta a közösségfejlesztői feladatok ellátása, a cselekvési tervek elkészítése, nyomon követése, illetve a Magyar Államkincstár felé történő benyújtása, valamint hozzánk tartozik a megvalósítás szakmai támogatása is. Kihangsúlyozta mindemellett, hogy a megvalósuló programok szervezése nem a Pécsi Helyi Akciócsoport kötelessége, hanem a Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata által beszerzett rendezvényszervező cég feladat- és hatásköre. Mivel a korábbi megvalósítói szerződést az Önkormányzatnak fel kellett mondania, így az elmúlt időszakban nem valósulhattak meg programok. Madarász Zoltán visszautalt egy korábbi egyeztetésre, mely a városi kisgyermeknevelési intézmények vezetőivel történt, ahol aggályok merültek fel a projekt zárásáig visszalévő rövid időtáv kapcsán. Továbbra is cél a rendezvényszervező személyére vonatkozó nyílt közbeszerzés minél előbbi lefolytatása és a programok mihamarabbi újraindítása, illetve a projekt zárásának kitolása 2023 júniusáig. Személyes ügyfélszolgálatra továbbra is a központi irodánkban van csak lehetőség, de e-mailben és telefonon bármikor a programgazdák rendelkezésére állunk.
A következőkben Magay Miklós, Pécs Megyei Jogú Város Városüzemeltetési Főosztályának főosztályvezetője tájékoztatta a megjelenteket a projekt jelenlegi állapotáról és a folytatás várható menetéről.
Elmondta, hogy a korábbi vállalkozási szerződés felbontása a város és a Pécsi Kommunikációs Központ között elkerülhetetlen volt. Ezt követte egy hosszasabb elszámolási procedúra, majd a rendelkezésre álló keret tisztázása. A nyílt közbeszerzés kiírásáért felelős közbeszerzési szakértő beszerzése és a vele történő szerződéskötés a tél folyamán sikeresen lezárult. A közel 970 rendezvény lebonyolítására vonatkozó ajánlattételi felhívás elkészült, melyre több, mint 50 millió forint áll rendelkezésre. Az ajánlattételi felhívást a PMJVÖ Költségvetési és Gazdasági Bizottsága tárgyalja március elején, ezután kerülhet kiírásra a nyílt közbeszerzés, mely várhatóan április közepére-végére tud lezajlani, ezután lehetséges a nyertes féllel a szerződéskötés. Mindezek után előreláthatólag május- júniusban indulhatnak el újra a programok. A megváltozott piaci viszonyok tükrében a cél olyan rendezvényszervező cég kiválasztása, aki a lehető legminimálisabb költségen, illetve a leghatékonyabban tud működni. A rendezvények lebonyolítására rendelkezésre álló időt várhatóan 2023 júniusáig meg lehet majd hosszabbítani, így megközelítőleg egy év lesz a programok lebonyolítására. Amint sikerrel lezárult a kiválasztási folyamat, minden szervezetet értesíteni fogunk, illetve mindent megteszünk, hogy a kapcsolatfelvételt megkönnyítsük a két fél között.
Vadicskó Edina, a Köztársaság Téri Óvodáért Alapítvány képviselője érdeklődött, hogy mivel egyik programjuk sem tudott megvalósulni, a korábban elvégzett módosításokat hogyan kell majd átvezetni és milyen határidővel kell őket elvégezni.
Madarász Zoltán válaszában megjegyezte, hogy a korábban módosított, de meg nem valósult programok esetén is ki kell tölteni egy programmódosító űrlapot, aminek a formátuma azonban kis mértékben változott. Ennek kapcsán Fehér-Dezsőfi Vivien szakmai vezető fog tájékoztatást adni. Határidő megadásának csak azután van jelentősége, ha már lesz konkrét szerződés, hiszen először az ajánlattételi felhívás meghirdetésre kell, hogy kerüljön, melyre érvényes ajánlatnak szükséges érkeznie, ezt követően zárhatja azt eredményesen az Önkormányzat.
A következőkben Fehér-Dezsőfi Vivien tért ki a programmódosítás jövőbeni menetére. Az űrlapok mindenki számára ismertek már, lényeges változás nem történt, mindössze a COVID-19 világjárványra utaló részek kerültek ki, ugyanis ezeknek a rendezvényszervezés szempontjából már nincs jelentőségük. Amint azt látjuk, hogy a közbeszerzés és az azt követő szerződéskötés eléri azt az állapotát, amelyben aktuálissá válik elkezdeni a változások átvezetését, mindenki számára eljuttatjuk a megfelelő nyilatkozatokat. Ahhoz, hogy ez a folyamat gördülékenyen tudjon haladni, nyomatékosan kérünk mindenkit, hogy nézze át a programokat és gondolja végig, hogy elegendő-e egy egyszerű időpont módosítás, vagy esetleg komolyabb változtatások lesznek szükségesek. Fontos, hogy kifejezetten az évszakhoz, jeles naphoz kötődő rendezvények esetében legyen több forgatókönyv is készenlétben. A kitöltéshez minden szükséges segítséget megadunk, mind személyesen, mind telefonon, illetve a módosítások előzetes ellenőrzését is vállaljuk. Határidőt akkor fogunk szabni, amikor kiküldésre kerülnek az anyagok, de várhatóan két hét fog mindenkinek a rendelkezésére állni.
Madarász Zoltán kiegészítette az elhangzottakat azzal, hogy egy adott program időpontja, célterületen belül a helyszíne, esetleg a tematikája változhat, viszont a ráfordított költség és a vállalt indikátorszám nem.
Szolnok Borbála a Búzavirág Népdal és Néptánckör képviseletében érdeklődött, hogy az elfogadott összegek változatlanok maradnak-e.
Madarász Zoltán válaszában kitért arra, hogy az eredeti összegekkel a továbbiakban is lehet kalkulálni, viszont egy nem várt külső esemény vagy a megváltozott piaci körülmények hatással lehetnek a megvalósíthatóságra, ezzel sajnos számolni kell. Ha kérdés merül fel, biztosított a személyes egyeztetés lehetősége a központi irodánkban, illetve online és telefonos formában is elérhetőek vagyunk. Törekszünk a megoldásra minden esetben, a cél a programok megvalósítása, ha szükséges, akkor kisebb-nagyobb módosítássokkal.
Fehér-Dezsőfi Vivien hozzáfűzte, hogy a kéthetes határidő azokra is vonatkozni fog, akik az idő hátralévő részében szeretnék megvalósítani a programjukat. Ennek oka, hogy a cselekvési tervekben át kell majd vezetni a módosításokat és a munkafolyamatok szempontjából lényeges, hogy a várható változások egyszerre fussanak be, ezzel is megkönnyítve és meggyorsítva mind az újraindulást, mind pedig az új megvalósító szervezet munkáját. A tapasztalatok azt mutatják, hogy amint adottak lesznek a körülmények, onnantól kezdve nagyjából egy hónap szükséges ahhoz, hogy megkezdődjön a programok lebonyolítása.
Komlóczi Zoltán az Apolló Kulturális Egyesület képviseletében segítséget kért az eddig lezajlott programjaikkal kapcsolatban. Tisztázni szeretné, hogy pontosan mennyi zajlott le, hol tartanak.
Madarász Zoltán elmondta, hogy erre a kérdésre viszonylag gyorsan választ lehet adni, hiszen a megvalósult és lemondott programokról naprakész a nyilvántartás. Hozzáfűzte emellett, hogy az eddigi elvárás, miszerint minden célterületen legalább egy eseménynek meg kell valósulnia és legalább egy folyamatnak el kell indulnia, már nem kötelező érvényű. Számolni kell azonban azzal is, hogy egy intézmény elutasítja annak a lehetőségét, hogy helyszínt biztosítson egy-egy programnak. Példaként említette a köznevelési intézményeket, amelyek járványügyi szabályaira sajnos nincs ráhatásunk. Jelenleg nincs tervben olyan rendezvény, amely védettségi igazolvány meglétét írná elő a résztvevőknek, de a vírus negatív befolyásoló hatásával akkor is számolni kell, hiszen ezek szintén olyan körülmények, melyekre nem tudunk hatással lenni. Amennyiben szükséges, természetesen lehetséges a tervezett helyszíntől történő eltérés és legvégső esetben más célterületen is meg lehet valósítani a programot, viszont Pécs városának közigazgatási területét nem lehet átlépni.
Komlóczi Zoltán hozzátette, hogy ha áprilisban megkötésre kerül a szerződés, akkor mindössze egy teljes év lesz a megvalósításra, mely igencsak rövid időtáv.
Madarász Zoltán kiegészítette az előzőleg elhangzottakat azzal, hogy az aktuális járványügyi rendelkezéseket akkor kell összevetni a hátralévő programokkal, amikor a szerződés megkötésére sor kerül. Ez programtípusonként nagyon eltérő lehet, helyszínenként különböző szabályozássokkal. Kérjük, hogy a felmerülő eseteket a tudomásra jutás időpontjában jelezzék felénk, lehetőség szerint írásban.
Madarász Zoltán a továbbiakban kitért a projekt vállalt indikátorszámának eddigi teljesülésére. Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzatának és a Pécsi Helyi Akciócsoportnak a konzorciuma 33 ezer fő érvényes indikátor bevonását vállalta a projektbe. Elmondható, hogy az előkészítésben több mint 8 ezer fő érvényes indikátor bevonására került sor, és az eddig megvalósult programokkal együtt jelenleg ez a szám a 20 ezer főhöz közelít. Mivel nem tartunk a vállalásunk kétharmadánál sem, így a projekt végéig olyan rendezvényszám és résztvevőszám megvalósulása áll még előttünk, mely sokkal nagyobb terhet ró mindenkire, mint a korábbiakban valaha. Fel vagyunk készülve arra is, hogy lesznek lemondások, vagy csak csökkentett létszámmal tud valami megvalósulni. Ha emiatt az adott célterület felé támasztott elvárások sérülnének, azt jelezni fogjuk.
Madarász Zoltán megköszönte a fórumon nagy számban megjelentek részvételét, kiemelte viszont, hogy a több mint kilencven programalkotó szervezetnek mindössze csak egy kis része képviseltette magát a mai napon. Emlékeztető természetesen készül az itt elhangzottakról, melyet minden szervezet számára megküldünk, de kérjük a jelenlévőket, hogy akivel szorosabb kapcsolatban állnak a célterületen, és a mai eseményen nem jelentek meg, azok részére továbbítsák az itt elhangzott információkat. Hozzátette azt is, hogy a Pécsi Helyi Akciócsoport működteti azokat a fórumokat, amelyeket kötelezően előír részére a pályázat, de azt tapasztaljuk, hogy nem tudunk mindenkihez eljutni, bárhogyan is igyekszünk. Ahogy közeledik a projekt vége, a lehetőségek is szűkülnek és tudjuk, hogy nem mindig megoldás egy Facebook megosztás vagy a honlapra kitett bejegyzés. Igyekszünk ennél többre törekedni, de kérjük a szervezetektől az aktívabb közreműködést.
Vadicskó Edina a Köztársaság Téri Óvoda Alapítványától újabb felszólalásában érdeklődött a projekt záródátumának kitolásáról. Viszonylag biztosan kellene tudniuk, hogy milyen időtartamban gondolkodhatnak a visszalévő programjaik kapcsán.
Madarász Zoltán elmondta, hogy ennek a kérdésnek a megválaszolására a Magyar Államkincstár tudna érdemben reagálni. 2019 júniusában került benyújtásra a hivatalnál egy változásbejelentés, amelyet a MÁK mindeddig nem fogadott el, viszont el sem utasított. Ameddig ez nem kerül elfogadásra, addig új változásbejelentést nem lehet benyújtani. Amennyiben az ügyben előrelépés történik, mindenkit tájékoztatni fogunk.
Miután nem volt több hozzászólás, Madarász Zoltán megköszönte a részvételt és a fórum lezárásra került.